Acte necesare la vânzarea unui apartament – documente cerute de notar

Vânzarea unui apartament nu începe la notar, însă se finalizează acolo. În practică, momentul autentificării este cel care impune lista exactă de documente. De aceea, este esențial să știm din timp ce acte sunt cerute de notar pentru autentificarea contractului de vânzare și pentru a evita blocaje sau amânări.

Acest articol explică, într-o forma simplă, documentele necesare pentru autentificarea contractului de vânzare-cumpărare și ordinea logică în care trebuie pregătite.

Pașii până la notar (schemă procedurală)

Pentru o imagine rapidă, iată succesiunea practică a etapelor până la semnarea contractului:

1. Pentru o imagine rapidă, iată succesiunea logică a etapelor până la semnarea contractului. Această schemă sintetizează explicațiile detaliate din secțiunile următoare:
2. Verificarea actului de proprietate și a situației din cartea funciară
3. Clarificarea eventualelor probleme cadastrale sau sarcini
4. Stabilirea condițiilor de vânzare și identificarea cumpărătorului
5. Obținerea documentelor fiscale (certificat fiscal și adeverință asociație)
6. Solicitarea extrasului pentru autentificare de către notar
7. Semnarea contractului și realizarea plății conform clauzelor stabilite
8. Ordinea și explicațiile detaliate ale fiecărui pas sunt dezvoltate mai jos.

Această schemă funcționează ca un checklist orientativ înaintea programării la notar.

Actele care dovedesc dreptul de proprietate

Primul element verificat de notar este titlul de proprietate.

Pot fi acceptate:

• contract de vânzare-cumpărare anterior
• act de donație
• certificat de moștenitor
• hotărâre judecătorească definitivă

În cazul moștenirii, certificatul de moștenitor este un titlu de proprietate derivat: el atestă transmiterea dreptului de la autor către moștenitor și face dovada calității acestuia și a cotei dobândite. Totuși, dreptul transmis nu poate fi mai extins decât cel avut de autor. Din acest motiv, în practica notarială, certificatul este analizat împreună cu actele de proveniență ale autorului (contracte, titluri de proprietate, hotărâri judecătorești sau certificate de moștenitor anterioare), mai ales atunci când situația nu este deja clar reflectată în cartea funciară. Dacă dreptul este intabulat corect și nu există neconcordanțe, nu se mai solicită, de regulă, reanalizarea întregului istoric. În schimb, dacă apar neconcordanțe între certificatul de moștenitor și evidențele de carte funciară, pot fi necesare clarificări suplimentare.

În plus, este necesar un extras de carte funciară pentru informare, care confirmă situația juridică actuală a apartamentului. Dacă există neconcordanțe între act și cartea funciară, tranzacția nu poate fi încheiată până la clarificare.

Documente fiscale obligatorii

Fără documentele fiscale, notarul nu poate autentifica vânzarea.

Certificat fiscal

Este eliberat de primăria localității unde este situat apartamentul și confirmă că nu există obligații fiscale restante la data solicitării. În practică, certificatul se emite doar dacă sunt achitate toate impozitele și taxele locale scadente, iar în multe localități se solicită plata integrală a impozitului pe anul în curs înainte de eliberare.

Valabilitatea este limitată, de regulă 30 de zile. Din acest motiv, se obține după identificarea unui cumpărător ferm.

Adeverința de la asociația de proprietari

Confirmă că nu există restanțe la cheltuielile de întreținere. Potrivit art. 33 din Legea nr. 196/2018, adeverința trebuie să cuprindă situația datoriilor către asociație, să fie semnată de președinte și administrator și să poarte ștampila asociației (dacă aceasta utilizează ștampilă). Documentul este, în practică, solicitat în original de către notar.

În practică, lipsa acestei adeverințe sau existența unor datorii reprezintă una dintre cele mai comune cauze de amânare a semnării.

Documente tehnice

Certificat energetic

Este obligatoriu la vânzare și trebuie predat cumpărătorului la momentul semnării. Certificatul energetic are o valabilitate de 10 ani, cu condiția să nu fi fost realizate modificări care să influențeze performanța energetică a apartamentului. Lipsa certificatului energetic poate atrage sancțiuni și, în anumite situații, poate determina nulitatea relativă a contractului, întrucât legea impune obligația predării acestuia cumpărătorului la momentul încheierii actului.

Cadastru și intabulare

Apartamentul trebuie să fie intabulat în cartea funciară. Dacă au fost efectuate modificări interioare fără actualizare cadastrală, situația trebuie regularizată înainte de autentificare. De asemenea, dacă proprietarul și-a schimbat numele în urma căsătoriei sau divorțului ori și-a modificat domiciliul, aceste schimbări trebuie reflectate în actele de identitate și, după caz, corelate cu situația din cartea funciară, pentru a evita neconcordanțe între datele personale din titlul de proprietate și cele prezentate la notar.

Documente financiare

Dovada plății prețului

Notarul trebuie să menționeze în contract modalitatea exactă de plată și momentul la care aceasta se realizează. Este esențială distincția dintre situația în care prețul este achitat înainte sau la momentul semnării și situația în care plata urmează să fie efectuată ulterior.

Plata poate fi realizată prin:

• transfer bancar
• numerar, în limita legală de 50.000 lei (cu respectarea plafonului prevăzut de lege)
• credit ipotecar
• combinație între avans și credit

Dacă în contract se menționează expres că „prețul s-a achitat integral”, această declarație ține loc de dovadă a plății între părți. În schimb, atunci când plata urmează să fie efectuată ulterior autentificării, cumpărătorul trebuie să poată face dovada plății prin mijloace obiective (ordin de plată, extras de cont, chitanță pentru numerar în limita legală).

În cazul finanțării bancare, instituția de credit impune documente suplimentare și condiții specifice, iar transferul se realizează, de regulă, prin mecanisme controlate care generează automat dovada plății.

Radierea ipotecii

Dacă apartamentul este ipotecat, iar creditul vânzătorului urmează să fie stins din prețul plătit printr-un credit ipotecar acordat cumpărătorului de o altă bancă, procedura implică o tranzacție coordonată între cele două instituții de credit. În practică, banca finanțatoare a cumpărătorului virează direct suma necesară stingerii creditului către banca vânzătorului, în baza unui acord interbancar și a unei adrese de confirmare a soldului. Contractul de vânzare se autentifică cu mențiunea că o parte din preț se plătește pentru stingerea creditului existent, iar radierea ipotecii se realizează ulterior, pe baza declarației de radiere emisă de banca inițială. Procedura este, de regulă, simultană și condiționată, astfel încât transferul proprietății și stingerea sarcinii să fie sincronizate.

Ordinea corectă de pregătire a documentelor

Pentru a evita expirarea documentelor cu valabilitate limitată, este recomandată următoarea ordine:

1. Verificarea actului de proprietate și a situației din cartea funciară (vezi și cum se interpretează un extras de carte funciară)
2. Clarificarea eventualelor probleme cadastrale și din cartea funciară
3. Stabilirea condițiilor de vânzare și identificarea cumpărătorului
4. Obținerea certificatului fiscal și a adeverinței de la asociație
5. Emiterea extrasului pentru autentificare de către notar

Această structură reduce riscul întârzierilor inutile.

Costuri asociate vânzării

Pe lângă documentele propriu-zise, vânzarea implică și anumite costuri care trebuie anticipate:

• onorariul notarial (de regulă suportat de cumpărător, prin uzanță)
• impozitul pe transferul proprietății, datorat de vânzător
• taxele OCPI pentru înscrierea în cartea funciară
• eventuale costuri pentru verificări de procuri, succesiuni, regim matrimonial etc.

Pentru estimări concrete, este utilă consultarea calculatorului de taxe notariale Equinox sau o discuție prealabilă cu notarul ales.

Situații speciale care pot complica tranzacția

Există cazuri în care lista standard de documente nu este suficientă:

• apartament moștenit fără succesiune finalizată
• coproprietate fără acordul tuturor titularilor
• uzufruct viager înscris în cartea funciară
• datorii restante la întreținere
• modificări structurale neintabulate

În astfel de situații, este necesară o analiză suplimentară înainte de programarea la notar.

Concluzie

Documentele cerute de notar la vânzarea unui apartament nu sunt numeroase, însă sincronizarea lor este esențială. Pregătirea din timp și verificarea situației juridice reduc riscul amânării tranzacției.

În practică, cele mai frecvente întârzieri apar din lipsa actualizării cadastrale sau din documente fiscale obținute prea devreme și expirate înainte de semnare.

O verificare prealabilă atentă oferă siguranță ambelor părți și contribuie la desfășurarea fluentă a tranzacției. În practică, în tranzacțiile gestionate în Ploiești și în județul Prahova, cele mai frecvente blocaje apar din necorelarea documentelor fiscale cu situația din cartea funciară sau din lipsa actualizărilor cadastrale.

Acest articol reprezintă ghidul central al documentelor cerute de notar la vânzarea unui apartament și face parte din clusterul editorial dedicat documentației tranzacțiilor imobiliare. Fiecare document menționat este detaliat într-un articol separat, interconectat cu acest ghid.