Adeverința de la asociația de proprietari la vânzarea apartamentului: condiții legale, riscuri și situații speciale

Introducere

Vânzarea unui apartament nu înseamnă doar stabilirea unui preț și semnarea unui contract. În spatele unei tranzacții aparent simple există o serie de condiții legale care trebuie respectate strict. Una dintre cele mai importante este adeverința de la asociația de proprietari.

Acest document nu este o simplă formalitate birocratică. Este o condiție de validitate a actului de vânzare-cumpărare. Legea nr. 196/2018, prin articolul 33, reglementează clar forma, conținutul și efectele juridice ale adeverinței. Nerespectarea acestor prevederi poate duce la blocarea tranzacției sau, în cazuri grave, la anularea ei.

Ce este și de ce este obligatorie adeverința

Proprietarul care vinde un apartament situat într-un condominiu este obligat să facă dovada plății la zi a cotelor de contribuție către asociație și a utilităților comune. Această dovadă se realizează prin adeverința de la asociația de proprietari emisă de asociația de proprietari.

Notarul public nu poate autentifica actul de vânzare fără acest document. Rolul adeverinței este de a preveni transferul unor datorii ascunse către noul proprietar și de a asigura stabilitatea juridică a tranzacției.

Documentul trebuie prezentat în original. Copiile, chiar și legalizate, nu pot înlocui adeverința originală.

Condițiile de formă și conținut prevăzute de lege

Pentru a fi acceptată de notar, adeverința de la asociația de proprietari trebuie să îndeplinească cumulativ mai multe condiții.

Documentul trebuie să conțină număr de înregistrare și data eliberării. De asemenea, trebuie să menționeze explicit situația financiară a apartamentului: fie că toate obligațiile sunt achitate la zi, fie cuantumul exact al debitelor existente la momentul emiterii.

adeverința de la asociația de proprietari trebuie să cuprindă numele și prenumele în clar ale președintelui și administratorului, precum și semnăturile lor olografe. Legea permite semnătura doar a unuia dintre aceștia, însă numai dacă este menționat expres motivul lipsei celeilalte semnături.

Prezența ștampilei asociației este obligatorie. În practică, lipsa ștampilei este una dintre cele mai frecvente cauze de respingere a dosarului la notar.

Model adeverință de la asociația de proprietari – descărcare gratuită (actualizată în 2026)

Pentru a evita erorile de formă și respingerea documentului la notar, puteți descărca mai jos un model actualizat de adeverință de la asociația de proprietari, redactat conform art. 33 din Legea nr. 196/2018.

Modelul include:
– mențiunea valabilității de 30 de zile
– spațiu pentru indicarea debitelor existente
– prevederea privind semnătura unui singur reprezentant, cu justificare
– referire la fondul de rulment și fondul de reparații

Recomandăm verificarea documentului de către notar înainte de utilizare.

Valabilitatea de 30 de zile – un detaliu esențial

Adeverința are o valabilitate de 30 de zile calendaristice de la data emiterii. Dacă termenul expiră înainte de semnarea contractului, notarul nu poate accepta documentul.

Acest detaliu aparent minor poate amâna tranzacția. Din acest motiv, este recomandat ca adeverința de la asociația de proprietari să fie solicitată cu una-două săptămâni înainte de data programată la notar.

Asociația are obligația legală de a elibera documentul în termen de trei zile lucrătoare de la solicitare.

Ce se întâmplă dacă există datorii

Existența unor restanțe nu blochează automat vânzarea. Asociația este obligată să elibereze adeverința chiar dacă există debite, acestea fiind menționate explicit în document.

Tranzacția poate avea loc doar dacă noul proprietar acceptă în mod expres, în contract, preluarea integrală a debitelor. În lipsa acestui acord, notarul nu poate autentifica actul.

Obligația de plată aparține proprietarului, chiar dacă apartamentul a fost închiriat. Datoriile generate în perioada închirierii rămân, în relația cu asociația, în sarcina proprietarului.

Fondul de rulment și fondul de reparații

La momentul vânzării, fondul de rulment se restituie proprietarului. Totuși, părțile pot conveni în contract o compensare directă, astfel încât fondul să rămână în contul asociației pe numele noului proprietar.

Fondul de reparații nu se restituie. Acesta este legat de apartament și de nevoile condominiului, nu de persoana proprietarului. Sumele existente rămân alocate imobilului.

Situații speciale: lipsa asociației sau a conducerii

Există situații în care blocul nu are asociație constituită sau nu are conducere funcțională.

În aceste cazuri, vânzătorul va da o declarație pe propria răspundere în fața notarului privind inexistența asociației sau lipsa conducerii și va prezenta copii ale ultimelor facturi de utilități, împreună cu dovada achitării acestora. Facturile nu pot fi mai vechi de două luni.

Această procedură reprezintă o soluție legală de substituire, nu o alternativă preferabilă.

Riscurile juridice ale nerespectării condițiilor

Cea mai gravă consecință este anulabilitatea actului de vânzare-cumpărare. Legea prevede expres că actele autentificate cu nerespectarea condițiilor privind adeverința de la asociația de proprietari pot fi atacate în instanță.

Dacă lipsește adeverința, dacă nu este în original, dacă nu are ștampilă sau dacă nu este respectată procedura privind preluarea datoriilor, actul poate fi desființat ulterior.

Notarul verifică exclusiv condițiile de formă. Răspunderea pentru corectitudinea sumelor și a informațiilor revine celor care au semnat documentul din partea asociației.

Trei mituri frecvente

Un prim mit este că asociația poate refuza emiterea adeverinței dacă există datorii. În realitate, refuzul este ilegal, iar documentul trebuie eliberat în termenul prevăzut de lege.

Un al doilea mit este că fondul de reparații se restituie la vânzare. Acesta nu se restituie, ci rămâne atașat apartamentului.

Un al treilea mit este că chitanțele pot ține loc de adeverință. Ele nu pot substitui documentul standard prevăzut de lege.

Întrebări frecvente despre adeverința de la asociația de proprietari

Este obligatorie adeverința de la asociația de proprietari pentru vânzarea unui apartament?

Da. Notarul public nu poate autentifica actul de vânzare fără acest document, conform art. 33 din Legea nr. 196/2018.

Pot vinde apartamentul dacă am datorii la întreținere?

Da, însă numai dacă noul proprietar acceptă în mod expres, în contract, preluarea integrală a debitelor menționate în adeverință.

Ce fac dacă președintele refuză abuziv să-mi elibereze adeverința?

Refuzul este ilegal. Puteți notifica asociația reamintind obligația de a emite actul în 3 zile conform Art. 33 alin. (8). Dacă refuzul persistă, vă puteți adresa compartimentului specializat din Primărie pentru sancționarea președintelui/administratorului, amenda fiind între 200 și 1.000 lei pentru neîndeplinirea atribuțiilor,.

Ce risc există dacă notarul autentifică vânzarea fără adeverința de la asociația de proprietari sau cu o adeverință incompletă?
Riscul este major: anulabilitatea actului. Legea prevede la Art. 33 alin. (4) că actele de înstrăinare autentificate cu nerespectarea condițiilor (lipsa adeverinței, lipsa ștampilei, lipsa preluării exprese a datoriilor) sunt anulabile. Tranzacția poate fi atacată în justiție.

Este notarul responsabil dacă sumele din adeverința de la asociația de proprietari sunt greșite?
Nu. Notarul verifică condițiile de formă (semnături, ștampilă, valabilitate). Răspunderea pentru corectitudinea sumelor și a datelor din adeverința de la asociația de proprietari revine exclusiv președintelui și administratorului care au semnat documentul.

Proprietarul răspunde pentru datoriile chiriașului la momentul vânzării? 

Da. Legea stipulează clar că obligația de plată a cotelor de întreținere revine proprietarului, indiferent de relația contractuală cu chiriașul. Adeverința va reflecta datoriile imobilului, pe care proprietarul trebuie să le achite înainte de vânzare sau să le transfere cumpărătorului.

Recomandări practice pentru vânzători

Solicitați adeverința la momentul potrivit pentru a evita expirarea. Verificați la ridicare existența ștampilei și a semnăturilor necesare. Clarificați din timp situația fondului de rulment și a eventualelor restanțe.

Asigurați-vă că datele apartamentului din evidențele asociației sunt actualizate, pentru a evita neconcordanțe în calculul cotelor de contribuție.

Concluzie

Adeverința de la asociația de proprietari nu este o simplă formalitate. Este un document cu putere juridică ce condiționează validitatea tranzacției.

O gestionare atentă a acestui detaliu poate face diferența dintre o vânzare fluentă și un blocaj de ultim moment. În tranzacțiile imobiliare, detaliile juridice aparent mici sunt cele care asigură stabilitatea pe termen lung.

Adeverința de la asociația de proprietari este unul dintre documentele obligatorii analizate de notar la autentificarea unei vânzări. Pentru imaginea completă a actelor necesare la vânzarea unui apartament, consultați ghidul dedicat documentelor cerute de notar.