Contract de închiriere pentru sediu social: dileme juridice și fiscale dacă firma nu este încă înființată

Atunci când cineva vrea să înființeze o firmă, primul pas este declararea sediului social la Registrul Comerțului. Pentru acest lucru este necesar un contract de închiriere sediu social sau un contract de comodat.

Deși pare un simplu demers administrativ, situația ascunde o problemă juridică majoră: în momentul semnării contractului, firma nu există încă. Cine este, așadar, titularul real al contractului?

O societate „în curs de constituire” nu are personalitate juridică

Societatea dobândește personalitate juridică doar la înmatricularea în Registrul Comerțului. Până atunci, ea nu are personalitate juridică, nu are cod fiscal și nu poate fi parte contractuală. Din punct de vedere legal, societatea „în curs de constituire” este doar o asociere de persoane fizice (fondatori) care acționează pentru realizarea unui scop comun. Actele încheiate în această etapă sunt, în esență, acte ale persoanelor semnatare și nu ale viitoarei societăți.

Astfel, proprietarul se trezește că are în față un contract semnat de o entitate inexistentă, reprezentată de unul dintre fondatori sau viitorul administrator.

Ce se întâmplă dacă înmatricularea întârzie sau este respinsă?

Aici apare dilema centrală.

• Dacă înregistrarea întârzie: spațiul poate fi deja predat, utilitățile curg, dar chiriașul nu are personalitate juridică. Cine plătește? Te-ai putea gândi că o va face persoana care a semnat contractul de închiriare în numele firmei. Dar dacă nu o face, cu cine discută proprietarul?
• Dacă dosarul este respins: contractul rămâne fără titular. În lipsa unei clauze speciale, se poate ridica problema nulității absolute pentru lipsa unei părți contractante. Totuși, mai corect juridic este să fie prevăzută expres o clauză de reziliere automată (sau condiție rezolutorie), care face ca desființarea să opereze de drept, fără a mai fi necesară o hotărâre judecătorească.
• Dacă fondatorii renunță: proprietarul nu mai are cu cine discuta. Toate obligațiile cad, în fapt, în sarcina persoanei fizice care a semnat în numele „viitoarei societăți”.
• Costuri și utilități înainte de înmatriculare

Chiria, întreținerea și facturile la utilități nu așteaptă. Ele trebuie plătite încă din prima zi de folosință. Dar cine este obligat să achite aceste costuri dacă societatea nu există?

Răspunsul juridic este clar: persoana care a semnat contractul răspunde personal. Ea a contractat în numele unei entități inexistente și, prin formularea contractuală, se obligă expres atât în numele viitoarei societăți comerciale, cât și în nume propriu. Dacă firma nu se mai înființează, proprietarul nu se poate îndrepta decât împotriva acestuia.

În practică, unele plăți inițiale (chirie, utilități, taxe notariale sau onorarii) pot fi efectuate în avans de viitorul administrator, urmând ca acestea să fie ulterior deduse la capitolul contabil „cheltuieli pentru înființare” după obținerea personalității juridice a societății.

Problema fiscală – de ce apar blocaje

O situație delicată situație apare și la nivel fiscal.

• Dacă chiriașul este persoană fizică, proprietarul declară venitul și plătește impozitul la ANAF.
• Dacă chiriașul este persoană juridică, Codul Fiscal prevede că impozitul pe chirii se calculează, se reține și se plătește lunar de chiriaș.
• Dar societatea „în curs de constituire” nu are cod fiscal. Rezultatul: nu poate să plătească legal chiria și nici impozitul. Mai mult, indiferent de natura chiriașului, proprietarul are obligația legală de a înregistra contractul la ANAF în termen de 30 de zile de la semnare sau de la orice modificare. În consecință, este recomandabil ca termenul de suspendare a obligațiilor să fie de cel mult 30 de zile, astfel încât proprietarul să poată face declarația fiscală direct pe numele firmei înființate. De altfel, și adresa de rezervare de nume eliberată de Registrul Comerțului are o valabilitate de 30 de zile. Dacă înmatricularea întârzie, apar inevitabil probleme fiscale, pentru că venitul nu poate fi declarat corect.

Cum se menționează chiriașul în contract

O chestiune sensibilă este modul de redactare a părții declarative. O formulare uzuală poate fi:

„[Denumirea Societății] S.R.L., societate în curs de înființare conform Adresei nr. [Numărul și data adresei] eliberate de Oficiul Registrului Comerțului, reprezentată legal de viitorul asociat unic și administrator, dl. [Nume și Prenume], domiciliat în [Adresa completă], posesor al CI seria [Serie] nr. [Număr], eliberată de [Autoritate emitentă] la data de [Data eliberării], denumită în continuare Chiriaș sau Locatar, persoana semnatară asumându-și expres că acționează atât în numele viitoarei societăți comerciale, cât și în nume propriu”

Această mențiune permite folosirea denumirii rezervate la Registrul Comerțului, dar responsabilitatea rămâne în sarcina persoanei fizice care semnează contractul.

Cum se poate proteja proprietarul

Pentru a evita blocajele, contractul trebuie redactat cu clauze speciale, clare și echilibrate:

• Condiție suspensivă: contractul se încheie și se semnează, dar producerea efectelor principale (chiria, obligațiile reciproce) este suspendată până la înmatricularea societății, într-un termen limită (ex. 30 de zile). În acest fel documentul poate fi depus la Registrul Comerțului pentru înființare. Chiria aferentă acestei perioade se acumulează și devine exigibilă numai după obținerea CUI, astfel încât nu se anulează obligația de plată, ci doar se amână momentul scadenței. Exemplu practic: dacă firma se înmatriculează după 20 de zile, chiria pentru acea perioadă se plătește atunci, cu toate obligațiile fiscale aferente.
• Reziliere automată / condiție rezolutorie: dacă firma nu se înființează în termenul convenit, contractul se desființează de drept, fără alte formalități. Astfel, proprietarul nu mai trebuie să parcurgă proceduri complicate de încetare și se poate orienta rapid către un alt chiriaș.
• Răspundere personală: persoana care semnează contractul, fie ea fondator sau viitor administrator, răspunde direct pentru chirie și utilități până la obținerea CUI.
• Garanție suplimentară: proprietarul poate solicita o sumă de bani ca garanție, care să acopere eventuale chirii sau utilități neachitate dacă înmatricularea eșuează.
• Clauză de preluare a contractului (subrogație / cesiune de contract): după ce firma primește personalitate juridică, aceasta intră oficial în locul persoanei care a semnat inițial contractul și preia toate drepturile și obligațiile ca și cum ar fi fost parte de la început. Practic, firma devine responsabilă pentru chirie și utilități inclusiv pentru perioada de dinaintea înmatriculării, degrevând astfel persoana fizică semnatară de aceste obligații. Această formulare evită termeni juridici mai greu de înțeles și explică efectele în limbaj accesibil.
• Termen esențial: se poate preciza că termenul de înmatriculare a societății este esențial, iar nerespectarea lui atrage rezilierea de drept (pact comisoriu de grad IV).

În practică, includerea acestor clauze asigură un echilibru: fondatorii pot folosi adresa pentru formalitățile de înființare, iar proprietarul are protecția necesară în cazul în care firma nu ajunge să existe legal.

Pașii necesari după înregistrarea societății

Odată obținut certificatul de înmatriculare, contractul de închiriere trebuie actualizat printr-un act adițional și reglementat fiscal:

1. Act adițional la contract – completarea datelor firmei (CUI, număr de ordine în Registrul Comerțului, reprezentant legal, adresă sediu).
2. Înregistrarea la ANAF – depunerea contractului pentru stabilirea obligațiilor fiscale.
3. Regularizarea plăților – clarificarea chiriilor și utilităților achitate din perioada premergătoare înregistrării firmei.
4. Stabilitatea fiscală – din acel moment, societatea este cea care plătește lunar impozitul pe chirii.

Concluzie

Un contract de închiriere sediu social semnat cu o firmă în curs de constituire este o soluție administrativă pentru Registrul Comerțului, dar ridică serioase probleme juridice și fiscale.

Dacă înmatricularea întârzie, este respinsă sau fondatorii renunță, proprietarul rămâne cu un contract fragil și cu facturi neachitate. Soluția este clară: clauze suspensive, reziliere automată, garanții, clauze de subrogație și răspunderea personală a semnatarului, urmate de actualizarea contractului imediat după obținerea CUI. Este recomandabil ca aceste clauze să fie redactate cu sprijin juridic specializat, iar contractul să fie verificat de un notar sau avocat, pentru a evita interpretările greșite.

Astfel, stabilirea sediului social nu mai este o capcană, ci un pas sigur în drumul către o afacere legală și funcțională.

Bibliografie

1. Model contract de comodat pentru sediu social firmă – e-juridic.manager.ro: https://e-juridic.manager.ro/articole/model-contract-de-comodat-pentru-sediu-social-firma-25538.html
2. Totul despre sediul social: ce este și cum se stabilește – startarium.ro: https://startarium.ro/articol/totul-despre-sediul-social
3. Închirierea unui sediu de către o firmă în curs de constituire – blog.equinox.ro: https://blog.equinox.ro/inchirierea-unui-sediu-de-catre-o-firma-in-curs-de-constituire/
4. Unde se poate stabili sediul social pentru SRL – startco.ro: https://startco.ro/blog/unde-se-poate-stabili-sediul-social-pentru-srl/
5. Stabilirea temporară a sediului la avocat – avantaje și costuri – rcp-legal.ro: https://rcp-legal.ro/stabilirea-temporara-a-sediului-unei-societati-comerciale-la-sediul-profesional-al-avocatului-avantaje-si-costuri/
6. Stabilirea sediului social – ghid & FAQ (ediția 2025) – dosario.ro: https://dosario.ro/blog/stabilirea-sediului-social-al-firmei-ghid-editia-2025/